Es muy habitual ver al pie de los correos electrónicos corporativos un texto legal breve más o menos parecido. Pero es importante, sobretodo en el ámbito legal, no hacer nada por imitación, sino sabe si me afecta, porqué y cómo debo implementarlo en mi caso.
¿Porqué ponemos textos legales en los email?
Todo texto legal se crea en base a una normativa que lo regula. Lejos de existir en este caso una normativa que regule concretamente esta cuestión, si que tenemos normativas sobre protección de datos y seguridad que aplican.
En un correo electrónico se pueden tratar datos por primera vez, por ejemplo, cuando respondemos a una petición de información.
La normativa de protección de datos (RGPD, LOPDGDD) prevé que cuando recogemos datos – en este caso, correo electrónico, nombres y apellidos, quizás alguna información más – debemos informar a los interesados acerca de dicho tratamiento.
Por otro lado, las brechas de seguridad como, por ejemplo, enviar correos con copia a personas equivocadas, requiere que nos protejamos tomando medidas de seguridad. Entre ellas, informar de la confidencialidad o contenido privado del mensaje.
Contenido de la cláusula
Estas cláusulas o breves textos legales, por tanto, deberán contener la información suficiente para cubrir los dos frentes anteriormente comentados.
Cláusula: 1) Información acerca del tratamiento de datos tal como se prevé en el artículo 13 y 14 del RGPD. Entendiendo que se podrá presentar una primera capa que después se desarrolle en un texto legal accesible mediante un enlace. 2) Información acerca de la confidencialidad del contenido del correo electrónico y la voluntad de que dicho contenido sea eliminado en caso de error.
Además, en otro nivel, se podrán incluir otros textos legales accesorios, como los relacionados con la ecología y el no imprimir documentación innecesaria.
¿Me afecta?
Lo cierto es que no todos los emails corporativos (los personales quedan excluidos de estas obligaciones) deberían contener este texto legal.
Sólo aquellos que sirven para recoger datos, deberían incluirlo, por lo que los internos de la organización quedarían excluidos.
Sin embargo, en muchas ocasiones es difícil hacer esta distinción porque las casuísticas son muy variadas. Por lo que la recomendación puede ser ponerlo en todos los correos electrónicos.