La E-Fact o comúnmente llamada factura electrónica, es una factura que se expide y se recibe en formato electrónico y que actualmente tiene el mismo valor que la factura en formato papel.
La reciente entrada en vigor, Ley 25/2013 de 27 de diciembre de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público obliga desde el día 15 de enero de 2015 a que todas las facturas remitidas a las Administraciones Públicas deberán ser electrónicas. Sin embargo hay algunas Administraciones Públicas donde se acepta que si las facturas son inferiores a 5.000 euros, estas podrán presentarse mediante otro sistema que no sea el de factura electrónica.
Lo que permite este sistema informatizado de registro de facturas, es que la Administración Pública tenga un mayor control sobre estas puesto que al envío de las mismas quedan automáticamente registradas en el registro de entrada de documentos. Otra de las llamativas ventajas de este sistema es que los proveedores pueden en todo momento hacer un seguimiento del estado de la factura a partir de la fecha de presentación de la factura en una clase de intranet para los proveedores. Así mismo, con la incorporación de las nuevas tecnologías al procedimiento de presentación de facturas se permite un mayor control de la gestión y mejor cumplimiento de los plazos de pago.
Del mismo modo que este nuevo sistema aporta toda una serie de ventajas y celeridad al proceso de presentación de la factura y ejecución del pago, también es cierto que este sistema permite que se remita toda la información de forma rápida y completa a la Agencia Tributaria y el intercambio de información entre la Agencia Tributaria, la Seguridad Social y las AAPP para asó asegurar un mejor cumplimiento de las obligaciones tributarias y la lucha contra el fraude.
El procedimiento de la E-Fact consiste en lo siguiente:
- Por parte del proveedor el primer paso es la creación de la E-Fact; factura que se expide y se recibe en formato electrónico, y que tiene el mismo valor que una factura en papel. Se crea mediante un programa informático que crea facturas electrónicas o bien mediante un prestador de servicios de facturación electrónica. Estas deben estar firmadas electrónicamente e indicar el destinatario de la factura electrónica.
- Una vez generada la factura esta debe hacerse llegar al organismo al que va dirigido a través de Internet bien por el portal web correspondiente mediante la sede electrónica o bien por conexión automática entre el programa informático y el de la entrada de las E-Fact .
- Una vez enviada el emisor inicial recibe una comunicación por correo electrónico conforme la E-Fact ha sido recibida por el organismo público correspondiente o si por lo contrario ha sido rechazada, que en principio se deberá a algún defecto en su confección o remisión.
Por tanto, todo este sistema de factura electrónica permite una mayor agilidad entre el organismo y el proveedor ahorrando así recursos en la transmisión de las facturas, en su control y el pago de las mismas.
Maria Gea Pérez
Abogada
geaadvs@icab.cat