Introducción
Actualmente con el auge forzado del teletrabajo surgen muchas dudas sobre como controlar que se cumplan los códigos internos de las empresas acerca del uso de la información, los datos por parte de los trabajadores.
Ya hablamos en una anterior publicación acerca de las medidas de seguridad a tomar para garantizar un teletrabajo seguro y ahora queremos profundizar en las medidas que deben tomar los empresarios y trabajadores para garantizar el respeto a los secretos empresariales y la confidencialidad de la información.
Normativa aplicable
La Ley 1/2019 de 20 de febrero de Secretos Empresariales es la legislación vigente para el Secreto Empresarial, concretamente en su marco procesal. Con esta ley se consigue abarcar una serie de cuestiones en cumplimiento de la confidencialidad del secreto empresarial con el personal de la empresa u organización. La información confidencial, básica para la actividad de la empresa, se asegura tradicionalmente a través de la firma de una serie de cláusulas y condiciones en los contratos de los trabajadores o anexos a estos.
La ley considera un secreto empresarial: cualquier información o conocimiento, incluido el tecnológico, científico, industrial, comercial, organizativo o financiero, que reúna las siguientes condiciones: a) Ser secreto, …; b) tener un valor empresarial, … ; c) haber sido objeto de medidas razonables por parte de su titular para mantenerlo en secreto.
Por lo que se desprende de esta definición se puede entender como secreto empresarial desde la lista de clientes de la empresa hasta el know how de la misma, como sería una aplicación o software desarrollado o planes de negocio y marketing, por ejemplo. En este sentido, el secreto empresarial se encuentra estrechamente relacionado con la propiedad intelectual y la propiedad industrial.
Medidas de protección
De los puntos citados en el apartado anterior es muy relevante el que nos habla de que la empresa deberá tomar medidas razonables para mantener la información en secreto. Así, y atendiendo a la relación de lo que queremos proteger con la propiedad intelectual e incluso industrial, la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual (OMPI) establece unas medidas en relación a la protección del secreto empresarial.
Medidas que, desde GLOBAL LEGAL DATA, animamos a su implementación y cumplimiento, especialmente en la actual realidad de teletrabajo que se da en muchas empresas y que podemos ayudar a elaborar.
- Tomar consciencia por parte de la empresa de la gran importancia que tiene la protección del secreto empresarial y de la confidencialidad.
- Firma de acuerdos y contratos de confidencialidad y de no divulgación de secreto empresarial entre los directivos, trabajadores y también con proveedores y terceros.
- Controlar el acceso físico y electrónico a la información de la empresa.
- Implementar evaluaciones de impacto previstas para situaciones de vulneración de los secretos empresariales.
- Designar una persona encargada de velar por el cumplimiento de la confidencialidad y la protección de datos.
- Realizar formación al personal directivo, empleado y proveedores.
- Invertir continuamente en recursos en favor de la protección de la información.
En el contexto actual, con motivo del COVID-19, muchas empresas están estableciendo de forma consensuada con sus trabajadores medidas de teletrabajo. En estos casos, es importante tener en cuenta también el secreto empresarial para proteger la información de la empresa.
La dificultad por parte de las empresas de controlar el desarrollo de la actividad laboral de la misma forma que se hacía y el hecho de trabajar en un entorno externo provoca que la confidencialidad y el secreto empresarial puedan verse vulnerados a pesar de las medidas que haya podido tomar la empresa. Por ejemplo, la convivencia con terceros que puedan escuchar cierta información que intercambian los trabajadores durante las reuniones o el hecho de entrar con un equipo personal, que puede ser más vulnerable, al servidor de la empresa donde se almacena información confidencial relacionada con el secreto empresarial.
En conclusión, es importante implementar medidas como las mencionadas en este o en el anterior artículo en referencia a la protección y seguridad de la información. Nada nos asegura que no podamos sufrir una brecha de seguridad, pero una buena política de seguridad de la información es sin duda una buena herramienta para impedirlo o en todo caso protegernos.